Textele, grafica și materialele video ajungeau la omul tehnic. De aici începeau întrebările: ce setează întâi, unde pune linkul și ce trebuie conectat? Uneori, promovarea webinarului pornea cu câteva zile mai târziu, pentru că pregătirea tehnică rămânea blocată între pași.
01. Problema
Promovarea webinariilor se amâna cu zile. Omul tehnic începea un pas și descoperea că îi lipsea ceva ce trebuia pregătit înainte.
Omul tehnic începea să configureze formularul și descoperea că linkul webinarului nu fusese creat în Zoom. Lăsa formularul, genera linkul, apoi revenea la pasul început.
Când ajungea la configurarea în CRM, putea descoperi că formularul nu era încă pregătit. Trecea dintr-o aplicație în alta și relua lucruri pe care le începuse deja.
Materialele veneau de la copywriter, graphic designer, editorul video și Social Media Manager. Fără o ordine comună, omul care le implementa trebuia să decidă din mers cu ce începe și ce mai lipsește.
Taskurile neterminate se mutau mai departe, iar promovarea se amâna. Echipa avea nevoie să știe ce trebuie să fie gata înainte de fiecare pas și ce verifică la final.
02. Soluția
Am scris procedura de pregătire a webinarului, cu pașii în ordine și 2 simulări înainte de lansarea promovării.
Materialele pregătite înainte de implementare
Procedura începe de la materialele necesare: textele, grafica și materialele video. Omul tehnic are punctul de plecare pentru pregătirea webinarului.
Linkul webinarului, primul
Se creează webinarul în Zoom și se generează linkul de acces. Astfel, linkul există deja când începe configurarea formularului și a mesajelor.
Formularul de înscriere
Se pregătește formularul de înscriere pentru webinarul respectiv, având deja informațiile necesare din pasul anterior.
Landing page-ul
Se implementează pagina webinarului cu materialele pregătite și formularul de înscriere. Ordinea este aceeași la fiecare implementare.
Confirmări, remindere și follow-up în NidoCRM
Se configurează integrările și secvențele de comunicare pentru înscriere, confirmare, remindere și follow-up, apoi integrările cu n8n.
2 simulări înainte de promovare
Se testează înscrierea unei persoane noi și a unei persoane deja existente în CRM. Pentru fiecare se verifică pornirea secvențelor, confirmarea, linkul corect de acces și trimiterea reminderelor pe e-mail, SMS și WhatsApp la data și ora stabilite.
03. Rezultatul
Echipa a putut pregăti webinariile fără amânările provocate de ordinea neclară a implementării. Omul tehnic putea lucra singur, fără să mai întrebe ce urmează, iar problemele deveneau vizibile și puteau fi corectate pe parcurs. Timpul de implementare tehnică s-a redus. Procedura este folosită și după 3 ani, cu actualizările necesare în workflow-ul companiei.
O procedură pe care o poți urmări pas cu pas
Deschide procedura completăProcedură demonstrativă: pașii de lucru, condițiile de pornire și verificările pentru cele 2 simulări.Apasă pe imagine pentru mărire.Hai să discutăm
