Organizarea procesului de vânzare

01. Problema

Reclamele aduceau înscrieri, dar echipa nu apuca să sune toți oamenii. Reveniri promise și vânzări posibile se pierdeau între Excel, apeluri și WhatsApp.

• Bugetul de marketing aducea înscrieri, dar echipa nu ajungea să contacteze toate persoanele. UTM-urile existau, însă urmărirea din Excel nu permitea o analiză detaliată a campaniilor și a leadurilor calificate.
• Un om cerea să fie sunat a doua zi sau după-amiază. Revenirea rămânea într-o notiță și putea fi uitată. Pentru bilete cu valoare mare, o singură conversație nu era suficientă, iar follow-up-ul se pierdea.
• Când participantul suna înapoi, colegul care răspundea trebuia să afle cine îl căutase și pentru ce. Informația era în mai multe Exceluri. Când lucrau simultan, colegii ajungeau să își suprascrie notițele.
• Reminder-ele și confirmările se trimiteau manual pe WhatsApp. Numerele de telefon necesitau corecturi, iar contractele cereau căutarea datelor firmei, facturii și comenzii în sisteme separate.
• În ziua evenimentului, preferințele participanților erau încă prin notițe, iar locurile trebuiau rezolvate pe fugă. Echipa era prinsă cu organizarea și pierdea ocazia să discute cu oamenii din sală despre următorul eveniment.
• Cererile de a nu mai fi contactat nu erau centralizate, iar unele persoane ajungeau din nou în campaniile următoare.

02. Soluția

Am conectat în NidoCRM înscrierea, consultantul, plățile și contractul, până la locul participantului în sală.

1. Înscriere și responsabil clar

   Formularul din reclamă trimite înscrierea în NidoCRM. Fișa păstrează formularul sursă, evenimentul și data, pachetul, varianta de participare și preferințele. Telefonul și e-mailul trec prin verificări automate, iar consultantul este alocat automat.

2. Confirmare și avans

   Participantul primește automat pe WhatsApp confirmarea înscrierii și linkul pentru plata avansului. Echipa lucrează într-un pipeline cu etape clare și folosește taskuri cu remindere pentru apelurile și follow-up-urile programate.

3. Contract după prima plată

   Plata avansului declanșează emiterea contractului, cu număr generat automat și completarea automată a datelor firmei prin funcția configurată în CRM.

4. Diferența de plată, urmărită din timp

   Cu 10 zile înainte de eveniment, participantul primește automat pe WhatsApp și e-mail un reminder cu linkul pentru diferență. Echipa vede avansul, plata integrală și sumele rămase de încasat. Neplata și renunțarea au etape dedicate.

5. Conversații și preferințe într-un singur loc

   Mesajele de pe WhatsApp, Facebook și Instagram, istoricul contactării și notițele rămân în fișa clientului. Un coleg poate prelua conversația cu tot contextul. Schimbările de program și informările se pot comunica prin campanii de mesaje către participanți.

6. Pregătirea sălii și check-in

   Locurile se alocă automat din CRM, iar echipa poate pregăti organizarea din timp, ținând cont de preferințe. La sosire, aplicația mobilă oferă acces la plată, pachet, loc și observații, inclusiv preferința de a sta lângă o anumită persoană.

7. Următoarea achiziție și follow-up

   În timpul evenimentului, consultantul poate genera din aplicație un link de plată pentru un alt pachet sau pentru următorul eveniment și îl poate trimite pe WhatsApp ori e-mail. Follow-up-ul poate rămâne la același consultant sau poate fi atribuit unei persoane dedicate.

8. Preferințe de contact gestionate centralizat

   Când cineva cere să nu mai fie contactat, echipa poate gestiona dezabonarea de la notificări și apeluri din fișa persoanei. Tot acolo există opțiunea de ștergere a datelor.

03. Rezultatul

Timpul de lucru al echipei pentru o înscriere completă, cu verificări, mesaje și contract, a scăzut de la aproximativ 30–60 de minute la 5–10 minute per client. Echipa vede istoricul conversațiilor, avansurile încasate și diferențele de plată, iar informațiile sunt disponibile și la check-in.

Timpi aproximativi pentru procesarea unei înscrieri, cu verificări, mesaje și contract.